スタートガイド

オープン前確認 出荷作業・売上処理について

注文が入った後は商品を発送し、購入代金の請求処理を行います。
各行程の詳細は運用によって異なりますが、基本的な流れは以下となります。

注文の決済状況を確認

出荷可能な注文は、代金回収ができる状態・代金回収済みの注文のみです。
そのため注文の「決済状況」を確認し、出荷対象に「代金回収ができない状態の注文」が含まれないようにします。
出荷可能な注文は以下いずれかの決済状況(ステータス)です。
決済方法・運用方法に応じた決済状況にて出荷指示を行います。

仮売上完了(クレジットカードなど)
与信審査完了(後払い関連の決済)
売上完了(即時売上決済方法:sbpsキャリア(docomo)、LINE Pay、PayPal)
入金待ち・売上完了(決済会社とのシステム連携を行わない支払方法 / 代金引換・銀行振込・外部決済)

上記ステータス以外の受注データでは売上処理でエラーとなり売上処理ができないため、出荷対象から省きます。
※該当受注は代金回収できません。

代金回収ができる状態を「与信状態」といいます。

これは決済代行会社で決済金額の仮押さえ状態となっている取引を指し、仮押さえ可能な期間(=与信期間)は決済代行会社ごとに異なります。与信期間が終了した注文は売上処理できないため、注文から出荷までに期間が空いた場合は、出荷前に再度与信を取得(再オーソリ処理を実施)する必要があります。与信期間についてはご契約の決済代行会社や決済サービス先にお問い合わせください。

代金引換・銀行振込・外部決済について

ecforce と決済会社間でのシステム連携を行わないため、代金収納はショップで実施いただきます。
入金確認後に出荷する(=決済状況を「売上完了」に変更してから出荷する)、出荷後に入金依頼する(=決済状況「入金待ち」のまま出荷し、入金確認後に実売上処理を実施する)など、運用にあわせた作業フローをご検討ください。

発送(出荷)作業の実施

注文の決済状況を確認で出荷対象と判断した注文に対して、出荷作業を行います。
出荷作業は出荷作業用のCSVを出力後に実施するフローが一般的です。

  1. 受注管理画面で出荷対象の注文を検索
    出荷指示対象注文情報の検索を正確かつ効率的に実施するために、検索条件をショートカット登録し、保存することができます。保存した検索条件はメンバー(管理画面操作アカウント)に付与したメンバーグループで共有可能です。
  2. 検索結果より出荷対象受注を選択し、CSV一括出力で出荷指示用CSVテンプレートを選択し、CSV一括出力を実施します。
  3. 出力後のCSVファイルをジョブ管理よりダウンロードします。
  4. CSVファイルをもとに出荷作業を実施します。

出荷指示CSVフォーマットについて

CSVフォーマット作成より事前にフォーマットを作成します。受注CSVには2つの方式があり、出荷作業を倉庫(ロジ)様に委託している場合、ご利用の物流システムの仕様にあわせてどちらの方式を利用するかを決めます。(詳細はロジ様にお問い合わせください)
またCSV出力する項目・並び順もCSVフォーマット作成でカスタマイズ可能です。
いずれの方式でも出力する商品には同梱物も含まれます。

  • 受注CSV:1注文あたり1行出力されます。複数商品を購入した注文の場合は、受注商品に関するカラム1つに「, (カンマ)」区切りで商品情報がまとめて格納されます。
  • 受注商品CSV:注文の商品ごとに1行出力されます。複数商品を購入した注文の場合は、受注商品に関するカラム1つに商品情報が1つ格納され、購入商品の数と同じ数の行が出力されます

出荷作業を倉庫(ロジ)様に委託している場合、利用しているロジシステム(WMS)により出荷指示のために必要なCSVフォーマット(形式)は異なります。また、ecforce API(オプション)を利用し、出荷データの取り込み~出荷後の出荷情報登録・売上処理まで自動処理しているWMSもございます。詳細はご利用のロジ様にお問い合わせください。

注文の出荷情報を登録

各注文に対して以下の情報を登録します。
登録は受注情報を1件ずつ編集・登録する方法と、CSVを利用して一括登録する方法(出荷CSVインポート(配送伝票番号CSV一括登録))があります。

手動で受注情報を1件ずつ編集・登録する方法

オープン前確認 出荷作業・売上処理について2.gif

出荷CSVインポートを利用して一括登録する方法

オープン前確認 出荷作業・売上処理について3.gif

CSVを利用して一括登録を行う場合、出荷CSVインポート時に後述する「実売上処理」を同時に実施することも可能です。

  • 発送完了日(出荷日)
  • 配送伝票番号
  • 配送業者(注文に登録されている情報と変更になる場合)

後払い系の決済では請求を実施するために出荷情報の登録が必要です。
後払い決済の場合、受注に上記3情報を登録すると決済状況が「出荷報告待ち」に遷移します。

実売上処理を実施

クレジットカードや後払い決済など決済代行会社と連携している支払い方法の場合、注文直後の受注の決済状況は「仮売上」の状態です。(PayPal , LINE Pay , sbps キャリア docomoは即時売上のため、注文直後の決済状況は「売上完了」です) 「仮売上」は、クレジットカードや後払い決済の有効性の確認と与信枠の確保のみが完了している状態で、購入者に対する正式な請求は行われていません。従って、商品の発送後に「売上処理」を実行し、購入者に対する正式な請求を行う必要があります。

実売上処理とは

与信状態(決済金額の仮押さえ状態)となっている決済取引を、正式な決済とし、売上を立てる処理のこと。実売上処理の後、決済代行会社は利用者への代金請求(クレジットカードの場合はカード会社から利用者への請求、後払いの場合は請求書発行処理)・回収を行います。実売上処理を実施しない場合、決済代行会社からショップ様への入金が実施されないため、出荷後は必ず実売上処理を実施します。

対応状況について

売上処理の実施時に対応状況は変更されません。
売上処理後、対応状況の変更を実施する場合は以下のいずれかの対応が必要です。
・受注ごとに対応状況を更新
・一括で対応状況を更新(受注情報の一括処理 , 受注情報のCSV 一括更新
自動化設定で対応状況を更新

与信期限を超過した場合

与信期限を超過している場合、実売上処理は失敗します。与信期限を超過した注文は、発送前に必ず再オーソリ処理を実施してください。

[参考]決済会社ごとの与信の有効期限
※与信有効期限など、決済に関する各種詳細は必ずショップにてご契約先へご確認ください。

[任意] 発送完了メールの送信

商品出荷後、受注管理 より 対象受注を選択し、メール一括通知 機能を利用して送信します。商品発送完了用のメールテンプレートを選択します。

発送完了メールに配送伝票番号やトラッキングURLを表示するためには「 配送業者管理 > 対象配送業者の編集」画面でトラッキングURLを設定し、 メールテンプレート管理 で商品発送完了用のメールテンプレートで配送伝票番号、トラッキングURLの変数を設定します。

発送完了メールの自動送信について

自動化設定(オプション機能)」を利用し、手動での一括送信作業を自動処理させることが可能です。発送完了後、発送完了メールを自動送信するには以下の設定を行います。

自動化設定の例:発送完了メールの送信

イベントの作成:受注が初めて発送されたとき
アクションの選択:メールを送信
パラメーターの選択:メールテンプレートの発送完了メールを設定

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