受注後の出荷指示・出荷情報取込の流れ

  受注後は商品を出荷し、出荷情報を受注データに登録し、売上処理を実施します。
  必ず販売開始前に一連のオペレーションをご確認ください。
  各行程の詳細は運用によって異なりますが、基本的な流れは以下となります。

受注の決済状況を確認

出荷可能な受注は、代金回収ができる状態（以下の決済状況）・代金回収済みの受注のみです。
そのため受注の「決済状況」を確認し、出荷対象に「代金回収ができない状態の受注」が含まれないようにします。
出荷可能な受注は以下いずれかの決済状況（ステータス）です。

上記以外の決済状況の受注は「決済エラー」の状態であり、代金回収・売上処理ができないため出荷・売上処理の対象から除きます。
決済エラーの受注は代金回収できません。以下FAQを参照のうえ、必要な処理を実施します。
  
参考：決済エラーになる理由と対応方法を教えてください。

出荷作業の実施

注文の決済状況を確認で出荷対象と判断した受注に対して、出荷作業を行います。
出荷作業は出荷作業用のCSVで出力後に実施するフローが一般的です。
手順の詳細出荷用CSVファイルを使用した出荷作業の手順は、「ピッキングリスト（出荷用受注データ）のCSV出力方法」をご参照ください。

出荷情報の取り込み

各受注に対して以下の出荷情報を登録します。
・発送完了日（出荷日）
・配送伝票番号
・配送業者（受注に登録されている情報と変更になる場合）    

注文に出荷情報を登録することで、エンドユーザーは配送状況を確認できるようになります。
また、後払い系の決済では、請求を実施するためには配送伝票番号、発送完了日の登録が必須です。
後払い決済の場合、注文に上記3情報を登録すると決済状況が「出荷報告待ち」に遷移します。    

出荷情報の登録方法は2通りあります。
・受注情報を1件ずつ編集・登録する方法
・CSVを利用して一括登録する方法（出荷CSVインポート（配送伝票番号CSV一括登録））    

CSVを利用して一括登録を行う場合、出荷CSVインポート時に後述する「売上処理」を同時に実施することも可能です。（出荷CSVインポート後に自動で実売上処理を行う方法を教えてください。）    

受注情報を1件ずつ編集・登録する場合の手順

1. 受注管理 > 受注管理」より対象受注の「編集」画面を開きます。 
2. 「発送完了日」「配送伝票番号」「配送業者」の各項目に、実際の配送データを入力し、「保存」を押下します。

出荷CSVインポートを行う場合の手順 

1. 「受注管理 > 受注管理 > 出荷 CSV インポート」画面の「CSV アップロードフォーム」にて出荷CSVデータを選択し、アップロードします。 
   ※アップロード用のデータ書式は、本画面の「サンプル CSV ダウンロード」より取得可能です。 
   ※出荷CSVインポートの際に、誤操作で二重クリックした場合は、同時刻にインポート処理が2回走ることになり、「決済状況：売上失敗」となる場合がありますのでご注意ください。
   なお、この場合2回売上処理を実行したことになりますため、1度目の処理が通り、重複して売上処理が実行されたことでのエラーとなります。（2重請求となることはございません。）
                  

2. 「CSV インポート後の実売上処理：有効」に設定した場合、正常にアップロードされた受注データの決済状況を売上完了にすることができます。 ※手動で売上完了にする方法は「実売上処理の実行」を参照ください。
           

   

売上処理の実行

クレジットカードや後払い決済など決済代行会社と連携している支払い方法の場合、注文直後の受注の決済状況は「仮売上」の状態です。（※PayPal、SBPSキャリアdocomoは即時売上のため、注文直後の決済状況は「売上完了」です。）
「仮売上」は、決済金額の仮押さえ状態（与信状態）となっており、クレジットカードや後払い決済の有効性の確認と与信枠の確保のみが完了している状態で、購入者に対する正式な請求は行われていません。
この仮売上状態を正式な決済とし、売上を立てる処理が「売上処理」です。売上処理の後、決済代行会社は利用者への代金請求（クレジットカードの場合はカード会社から利用者への請求、後払いの場合は請求書発行処理）・回収を行います。
売上処理を実行しない場合、決済代行会社からショップ様への入金が実施されないため、商品の発送後は必ず売上処理を実行してください。

ecforceでは、以下4通りの方法で実売上を立てることができます。

1. 個別に売上処理を行う方法
2. 一括で売上処理を行う方法
3. 出荷CSVインポートと同時に売上処理を行う方法
4. ［オプション］自動化設定により自動で売上処理を行う方法

具体的な手順は以下ををご参照ください。
・売上処理の実施方法    

売上処理とは

与信状態（決済金額の仮押さえ状態）となっている決済取引を、正式な決済とし、売上を立てる処理のことです。
売上処理の後、決済代行会社は利用者への代金請求（クレジットカードの場合はカード会社から利用者への請求、後払いの場合は請求書発行処理）・回収を行います。
実売上処理を実施しない場合、決済代行会社からショップ様への入金が実施されないため、出荷後は必ず実売上処理を実施します。    

[任意] 受注の対応状況の変更

売上処理の実施時に対応状況は変更されません。
売上処理後、対応状況の変更を実施する場合は以下のいずれかの対応が必要です。

・受注ごとに対応状況を更新
該当受注の編集画面から対応状況を変更し、保存します。

・一括で対応状況を更新（受注情報の一括処理 , 受注情報のCSV 一括更新）
一括更新で該当受注を選択し、対応状況を変更します。

・CSV一括更新で対応状況を更新

・［オプション］自動化設定で対応状況を更新

1. イベント：受注の対応状況が「発送完了」になったとき / 受注の発送完了日がセットされたとき / 受注の配送伝票番号がセットされたとき
2. アクション：対応状況を変更する
3. パラメーター：発送完了

※自動化設定はオプション機能です。ご利用にあたっては別途お申し込みが必要です。

[任意] 発送完了メールの送信

出荷後の発送完了メールは、自動では送付されません。 
発送作業後、発送完了メールを送信する場合は以下いずれかの対応が必要です。
・手動で「メール一括通知 」を実行

受注管理 より対象受注を選択し、メール一括通知機能を利用して送信します。商品発送完了用のメールテンプレートを選択します。
発送完了メールに配送伝票番号やトラッキングURLを表示するためには「 配送業者管理 >   対象配送業者の編集」画面でトラッキングURLを設定し、 メールテンプレート管理 で商品発送完了用のメールテンプレートで配送伝票番号、トラッキングURLの変数を設定します。

 ・［オプション］自動化設定で自動送信
自動化設定を利用し、手動での一括送信作業を自動処理させることが可能です。
発送完了後、発送完了メールを自動送信するには以下の設定を行います。

1. イベント：受注の対応状況が「発送完了」になったとき / 受注の発送完了日がセットされたとき / 受注の配送伝票番号がセットされたとき
2. アクション：メールを送信する
3. パラメーター：商品発送完了メール

自動化設定はオプション機能です。ご利用にあたっては別途お申し込みが必要です。