よくある質問

出荷用CSVを利用した出荷指示〜売上処理の方法を教えてください。

出荷用CSVファイルとは

出荷用CSVファイルはecforceで受注した注文商品を物流倉庫から出荷するため、物流管理ソフトへ出荷指示を行うためのデータファイルです。

以下の図のように、ecforceから出荷指示データを出力し物流システムへ取り込みます。

___CSV.png

出荷後は配送伝票番号が付与された出荷結果データをecforceへインポートします。
出荷が完了している受注は、後払い決済会社への出荷報告、クレジットカード決済の売上完了処理、顧客に対する発送完了のお知らせメールの送信を行います。

ecforceでは以下の二種類の出荷用CSVファイルを作成可能です。
※出荷データとして出力するCSVのフォーマット指定が行えます。

受注CSVは注文ごとに1行出力される形式の受注データです。

受注商品CSVは注文の商品ごとに1行出力されるデータです。
例えば2商品の注文であれば、以下の通り同一の受注番号が2行出力され、各行の購入商品の項目のみ、それぞれの注文した商品情報が出力されます。

物流システムの仕様により、上記のCSVファイルを組み合わせて出荷指示を行ってください。

出荷用CSVフォーマットの作成

CSV管理 システムとデータ連携を円滑に行うため、CSVのフォーマットを任意の形式に設定できます。

CSVフォーマットは各データ項目の出力の有無やCSVの並び順をインポートするシステムの要件に合わせて設定します。

作成手順

  1. 「設定 > CSV管理」画面にて「受注 CSV の管理」または「受注商品 CSV の管理」の「設定する」をクリックします(物流システムの仕様に合わせてご利用ください)。
    __________2021-06-08_11.52.52.png
  2. 画面右上の「新規作成」よりフォーマットの新規作成が可能です。
    また、すでに作成済みのフォーマットは「操作:編集」より編集が可能です。
  3. 必須項目を入力の上、保存してください。
    ID CSVフォーマットを一意に特定するIDです。
    ※システム上で自動採番され、編集できません。
    名前 CSVフォーマットの管理用の名前を設定します。
    実行権限(任意) 設定するフォーマットを使用して出荷データを出力できるユーザの権限を設定します。
    CSV 出力項目設定 項目の出力順や出力有無を設定します。

CSVの出力

CSV一括出力 出荷データとして出力するCSVのフォーマットを指定できます。

受注管理より発送対象の受注データを絞り込みます。
続いて検索結果より出荷指示をしたい注文を選択し、CSVの出力操作を行います。

出力手順

  1. 「受注管理 > 受注管理」画面にて、出力したい受注のチェックボックスにチェックを入力し「CSV 一括出力」のモーダルを表示します。
  2. 出力したいCSVを「受注毎に出力する」または「受注商品毎に出力する」のいずれかの「CSV フォーマットを選択」より選択し「この内容で出力する」をクリックします。
    __________2021-06-08_12.09.58.png

    <出荷リスト出力用>
    「出荷リスト出力用」にチェックを入力し出力すると、CSV出力した受注データの「出荷リスト」項目に「出荷済」のフラグが立ちます。
    受注管理画面にて受注データを検索する際に、検索条件に「出力リスト:未出力」と設定することで、出荷用CSVに受注データを二重出力してしまうミスを防ぐことが可能です。
    __________2021-06-08_12.19.03.png

出荷指示データのダウンロード

ジョブ管理 出荷指示を行ったデータをダウンロードすることができます。

各種データのダウンロード「ジョブ管理」画面より一括で行います。
メンバーの権限管理機能と組み合わせることにより、個人情報保護の観点からジョブ管理にアクセスできるユーザ(メンバー)を限定することも可能です。
受注管理画面にて作成された出荷指示データも権限者がジョブ管理画面よりダウンロード可能です。

ダウンロード手順

  1. 「ジョブ管理」画面にて表示された検索結果より該当の出荷指示データをダウンロードします。
    ※ジョブ管理画面は各画面のヘッダー部より遷移可能です。
    __________2021-06-08_12.23.50.png
    ※ダウンロードしたデータはエクセルなどの表計算ソフトで開くことができます(開き方によっては自動的にデータ形式が変わることがあります)。
    商品の誤配送の原因になりますので十分に注意の上、取り扱うようにしてください。
    出力したCSVファイルをエクセルで開いたときに値が変わってしまう
    ※出力したいデータ件数によっては、ダウンロードの準備ができるまで時間を要する場合があります。ステータスが「完了」になるまでお待ちください。

出荷済CSVのインポート

出荷CSVインポート(配送伝票番号CSV一括登録) 出荷後の結果データをecforceへ取り込みます。

出荷指示データを利用して商品の出荷を行った後に配送伝票番号を付与した結果データを
作成することで、出荷後の処理を簡単に行うことができます。

インポート手順

  1. 「受注管理 > 受注管理 > 出荷 CSV インポート」画面の「CSV アップロードフォーム」にて出荷CSVデータを選択し、アップロードします。
    __________2021-06-08_13.47.18.png
    ※アップロード用のデータ書式は、本画面の「サンプル CSV ダウンロード」より取得可能です。
  2. 「CSV インポート後の実売上処理:有効」に設定した場合、正常にアップロードされた受注データの決済状況を売上完了にすることができます。
    ※手動で売上完了にする方法は「売上作業を行う」を参照ください。

売上作業の実施

売上処理 商品の発送後、各受注データの仮売上(クレジットカード、後払い)に対して売上処理(実売上 処理)を実施します。

クレジットカードや後払いによる決済の場合、受注時点では仮売上の状態です。
仮売上はカードや後払い決済の有効性確認と与信枠の確保のみ行われている状態であり、購入者に対する正式な請求は発生していません。

商品の発送後には売上処理を行ってください。
売上処理完了後に、正式な請求が購入者に対して行われます。
※代金引換の場合は商品と引換に代金の支払いが発生するため、配送完了後にステータス変更を実施します。

決済状況一括変更 出荷後の受注データを決済会社と連携させることができます。

処理手順

  1. 「受注管理 > 受注管理」画面にて検索条件より発送完了日を設定し、発送済みの受注データを検索結果に表示します。
    __________2021-06-08_17.11.42.png
  2. 売上処理を実行したい受注のチェックボックスにチェックを入力し「決済状況一括変更」のモーダルを表示します。
  3. 「決済処理の選択:売上処理」を選択し「実行する」をクリックします。
    __________2021-06-08_17.14.31.png
    ※「決済処理の選択:一括強制売上」は決済会社側と未連携で売上処理を行います。
    ecforceと決済会社の決済状況に乖離が発生する可能性があるため、通常「一括強制売上」は実行しません。
    強制売上処理はどのような時に実施しますか?

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